Wybierz planszę „Pracownicy”. Za pomocą przycisków Dodaj, Edytuj, Usuń stwórz listę pracowników, którzy będą rejestrować swój czas pracy.

Do portu USB podłącz czytnik RFID lub jeśli nie posiadasz – dowolny rejestrator Electroway. Zbliż do niego dowolny nowy, dotąd nieużywany w systemie znacznik RFID, a system go rozpozna i umożliwi Ci dodanie go do bazy danych i przypisanie wybranemu pracownikowi. Jest to najszybszy i najłatwiejszy sposób.

Alternatywnie – wejdź na planszę „Znaczniki RFID” i wybierz jakiś znacznik nie przypisany do nikogo, a następnie wybierz przycisk „Przypisz”, żeby dokonać przypisania. Możesz również dodać ręcznie znacznik po naciśnięciu przycisku “Dodaj” na planszy “Znaczniki RFID”.

Aplikacja umożliwia również import / eksport listy pracowników i przypisanych im znaczników RFID. Aby tego dokonać, należy wybrać odpowiedni przycisk na planszy „Ustawienia”, na zakładce „System” w sekcji „Export / import pracowników”. Możliwy jest również import z listy pracowników z poprzedniej wersji aplikacji (3.0.x).

Uwaga! Każdemu pracownikowi można przypisać wiele znaczników (kart lub breloków), natomiast  każdy znacznik może być przypisany nie więcej niż jednej osobie.

Gdy zakończysz dodawanie pracowników i przypisywanie im kart oraz breloków, system jest gotowy do pracy.

Rejestrator – jeśli używałeś go jako czytnika do dodawania znaczników, możesz odpiąć od komputera i zainstalować w jego docelowym miejscu pracy. Podłącz go do zasilania i upewnij się, że działa poprawnie (link do FAQ do pytania jak sprawdzić że RCP działa poprawnie)

W czasie normalnej pracy rejestrator musi być podłączony do zasilacza (nie do portu USB komputera).

Żeby odnotować zdarzenie na rejestratorze bez wyboru zdarzenia należy zbliżyć znacznik RFID do rejestratora i poczekać na sygnał dźwiękowy potwierdzenia.

Jeśli zdarzenie zostało poprawnie zasygnalizowane przez rejestrator, nie należy „poprawiać” ponawiając je ponownie, ponieważ rejestratory E302* interpretują kolejne zdarzenia w ciągu dnia na przemian jako POCZĄTEK PRACY, KONIEC PRACY, POCZĄTEK PRACY, KONIEC PRACY, itd., dlatego „podwójne” zdarzenie zostanie zinterpretowane jako KONIEC PRACY następujący natychmiast po POCZĄTKU PRACY (lub odwrotnie).

Jeśli wszystko jest poprawnie rejestrowane, każdy pracownik powinien mieć każdego dnia zarejestrowaną liczbę parzystą zdarzeń. Najczęściej będą to 2 zdarzenia – pierwsze z nich zostanie zinterpretowane jako POCZĄTEK PRACY (START), drugie jako KONIEC PRACY (STOP). Jeśli mają być rejestrowane przerwy w pracy (niewliczone do czasu pracy), to dodatkowo początek i koniec takiej przerwy musi być zarejestrowany na rejestratorze. Wówczas kolejne zdarzenia z danego dnia będą interpretowane jako: POCZĄTEK PRACY, KONIEC PRACY, POCZĄTEK PRACY, KONIEC PRACY, itd. W każdym razie liczba takich zdarzeń powinna być parzysta.

Żeby odnotować zdarzenie na rejestratorze E303* należy najpierw wybrać rodzaj zdarzenia poprzez naciśnięcie odpowiedniej ikony symbolizującej rodzaj zdarzenia.

• • Ikona z trójkątem – START / WZNOWIENIE PRACY – w skrócie START
  • ikona z kwadratem – ZAKOŃCZENIE PRACY – w skrócie STOP
  • ikona z filiżanką – ROZPOCZĘCIE PRZERWY – w skrócie PRZERWA
  • ikona z teczką – ROZPOCZĘCIE WYJŚCIA SŁUŻBOWEGO – w skrócie WYJ.ŚŁUŻBOWE

Wybrany rodzaj zdarzenia zostanie wyświetlony na wyświetlaczu i wtedy należy zbliżyć kartę do rejestratora; urządzenie potwierdzi rejestrację zdarzenia za pomocą sygnału dźwiękowego.

Rejestratory E303* umożliwiają sprawdzenie ostatniego zdarzenia zarejestrowanego danym znacznikiem RFID – w tym celu zbliż znacznik do rejestratora, bez uprzedniego wyboru rodzaju zdarzenia.

Każdy dzień powinien zacząć się od zdarzenia START, a zakończyć zdarzeniem STOP.

Jeśli w trakcie pracy pracownik rozpoczyna przerwę to wybiera zdarzenie PRZERWA. Przerwa kończy się, gdy odnotowane zostanie jakieś kolejne zdarzenie inne niż PRZERWA.

Jeśli w trakcie pracy pracownik rozpoczyna wyjście służbowe to wybiera zdarzenie WYJŚCIE SŁUŻBOWE. Wyjście służbowe kończy się, gdy odnotowane zostanie jakieś kolejne zdarzenie inne niż WYJŚCIE SŁUŻBOWE.

Żeby odczytać zdarzenia z rejestratora nie posiadającego wsparcia WIFI (E302W / E303W bez rozszerzonej funkcjonalności), należy najpierw podpiąć go do portu USB komputera. Urządzenie zostanie zauważone w systemie.

Natomiast urządzenia z wsparciem WIFI powinny być widoczne w systemie w każdym momencie, gdy są podłączone do zasilania.

Teraz należy wybrać polecenie „Pobierz zdarzenia” – w lewym dolnym rogu aplikacji lub na planszy Urządzenia.

Na planszy „Zdarzenia” znajduje się lista wszystkich zdarzeń zarejestrowanych w systemie – będą tu zdarzenia dotyczące czasu pracy pracowników oraz zdarzenia systemowe, takie jak włączenie zasilania czy synchronizacja czasu. Możesz je dowolnie filtrować, możesz również wybrać tylko zdarzenia typu E302*, tylko zdarzenia typu E303* oraz ich sumę.

Na planszy Raporty można wybrać:

+ pracowników dla których będą generowane raporty

+ zakres dat

+ typ zdarzeń – albo E302* albo E303* i wygenerować raporty:

+ dla każdego pracownika oddzielnie lub

+ w jednym pliku – wówczas kolejne karty zawierają raporty kolejnych pracowników.

Podczas generowania raportu podaje lokalizację do której mają być zapisane pliki oraz format: XLSX (excel), PDF lub CSV.

Jeśli program wykrył jakieś błędy przy analizie zdarzeń, np. podwójne zarejestrowanie zdarzenia, brak początkowego START, końcowego STOP itp., to zakomunikuje to w kolumnie UWAGI. Wówczas należy dokonać edycji ręcznej, tj. na planszy Zdarzenia należy usunąć nadmiarowe zdarzenia, dodać brakujące, lub zmienić rodzaj zdarzenia lub jego godzinę, tak aby baza danych była spójna i kompletna dla danego pracownika w danym zakresie czasu.